La rédaction administrative se fera-t-elle conviviale?
Julie Jean et Bernadette Kassi
De toutes les formes d’écriture, la rédaction administrative est sûrement l’une des plus stables. On n’y trouve guère place pour la fantaisie ou l’exploration stylistique.
Qu’il s’agisse de correspondance, d’ordre du jour, de procès-verbal, de rapport ou de quoi que ce soit d’autre, le phrasé semble avoir été fixé à jamais depuis l’époque des tablettes d’argile et des papyrus.
L’Administration – observez le «A» majuscule – a toujours témoigné de son pouvoir par une façon d’écrire ampoulée, à odeur de rite éternel. Une sorte de langage crypté entre maîtres politiques et économiques, pas du tout pensé pour le «petit peuple».
Quand le «petit peuple» apprit à lire, il n’eut d’autre choix que de se soumettre passivement à cette approche langagière. Quand le roi parle, les sujets écoutent.
Le remplacement révolutionnaire des anciennes élites n’y changea rien. Les nouveaux maîtres maintinrent la formulation traditionnelle des communications avec la population: du haut vers le bas, avec les mots de ceux d’en haut.
Le croirait-on? La véritable démocratisation des rapports administratifs n’en est qu’à ses débuts. Et elle se fait encore difficilement, tant il est malaisé pour un fonctionnaire de concilier sa tâche de représentant d’une «autorité» toute-puissante et celle de correspondant avec le «grand public».
–> Savoir communiquer avec le grand public
Mais l’avenir annonce un meilleur équilibre entre les deux interlocuteurs. Désormais, l’État doit négocier avec ses sujets, et ses échanges écrits s’en ressentent. À cet égard, certaines expériences sont prometteuses. Peut-être en avez-vous vécu quelques-unes?
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JULIE JEAN :
«On va suivre l’évolution des logiciels.»
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Titulaire d’une maîtrise en littératures française et québécoise et d’un doctorat en sciences de l’éducation, Julie Jean partage son temps entre la rédaction d’ouvrages didactiques et l’enseignement à l’Université de Montréal.
- À Chenelière Éducation: production de guides de rédaction et de présentation d’écrits professionnels.
- À la Faculté des arts et des sciences: enseignement au Département de linguistique et traduction;
- À la Faculté de l’éducation permanente: enseignement au Certificat de rédaction; poste qu’elle occupe depuis 1990, ce qui fait d’elle un pilier du corps professoral.
Julie Jean
Au cours RED 2000 La rédaction administrative, elle aborde particulièrement les difficultés lexicales et stylistiques dans la correspondance, les rapports et les autres documents de même nature.
Consciente de la continuité du discours administratif à travers les siècles, elle n’en a pas moins observé une certaine évolution dans la façon de rédiger les documents officiels au cours des vingt ou trente dernières années.
Sans doute la structure d’un texte administratif demeure-t-elle constante. Il en est de même de sa forme (pour ce qui est, par exemple, des formules d’appel et de salutation).
Mais la construction des phrases et la présentation visuelle se sont beaucoup améliorées depuis qu’on a recours au traitement de texte. On peut désormais modifier cent fois ses paragraphes sans avoir à tout reprendre ou encore disposer les pages de diverses façons avant d’expédier le document.
Le style aussi s’est «décorseté». Jamais de façon radicale. Par petites touches, plutôt.
De sorte que, pour bien saisir le chemin que la rédaction administrative a parcouru à travers le temps, il faut regarder très loin derrière. Et souvent à travers la correspondance provenant des administrés eux-mêmes.
L’on découvre alors que la façon de dire a beaucoup changé à mesure que la démocratisation creusait lentement son sillon dans nos sociétés.
Pour le plaisir de ses collègues, Julie Jean s’amuse d’ailleurs à montrer l’étonnante évolution du style d’une simple lettre de demande d’emploi, telle que formulée respectivement en 1664, en 1863 et en 2010.
–> L’évolution de la lettre
Quand on demande à madame Jean si les étudiants en rédaction administrative suivent la cadence, il lui faut convenir à contrecÅ“ur que, si leur rapport au texte a évolué, ce n’est pas toujours pour le mieux.
En effet, elle ne peut s’empêcher d’observer le déplacement de leurs difficultés grammaticales, depuis l’orthographe, hier, à la syntaxe, aujourd’hui. De sorte que, désormais, c’est l’architecture même des phrases qui est affectée.
Les correcteurs automatiques qui devraient leur servir de garde-fou ne semblent pas toujours jouer pleinement leur rôle. À moins qu’au contraire, les étudiants s’y fient trop aveuglément, sans comprendre la logique et les limites de leur fonctionnement.
Et l’avenir, à l’horizon de 2020? Pour Julie Jean, ce qu’il faut surveiller d’abord, c’est l’impact des outils informatiques dans la façon de rédiger: «On va suivre le développement des logiciels.»
Car, si les logiciels facilitent la structuration d’un document, ils ont comme effet secondaire de rendre le rédacteur dépendant des préférences du traitement de texte. Ce qui est contraire aux rapports que l’homme devrait entretenir avec la machine.
Si le système propose par défaut des formats, des puces, des façons de numéroter, des trames ou des bordures, il faut une réelle autonomie de pensée pour se débarrasser de ces ornements quand on n’en a pas vraiment besoin ou qu’on lui en préfère d’autres.
Y aura-t-il, un jour, des logiciels qui prendront en charge la rédaction complète des documents formels, un peu à la manière des formulaires? Réponse de Julie Jean: «Peut-être; mais je ne vois pas encore comment.»
En revanche, on devra être particulièrement sensible au changement de mentalité chez les chefs d’entreprise, puisque c’est bien à leur intention qu’on rédige des documents.
Or, il est évident que plusieurs d’entre eux ont tendance à «laisser tomber la veste», linguistiquement parlant, sous la nécessité de communications toujours plus rapides et concises.
Peut-être la forme de la rédaction administrative devra-t-elle, un jour, suivre cette voie. Julie Jean est prête à s’y soumettre, si nécessaire. Mais on aura alors perdu un brin de civilité linguistique. Et vous, qu’en pensez-vous?
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BERNADETTE KASSI :
«L’Administration est désormais consciente de la nécessité de tenir compte du destinataire.»
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L’approche du «grand jour» décuple l’énergie de Bernadette Kassi, directrice du Module des lettres au Département d’études langagières de l’Université du Québec en Outaouais (UQO). [Au moment de publier ce texte, le «grand jour» a eu lieu.]
Bernadette Kassi
N’est-elle pas au nombre de ces femmes qui savent mener de front la vie familiale et une activité professionnelle chargée? Une double fécondité, quoi!
Comme chercheuse et enseignante son attention se porte vers l’univers des mots. Tout ce qui touche à la langue l’intéresse, depuis la littérature francophone – avec un penchant bien naturel pour les textes subsahariens – jusqu’aux diverses théories littéraires en narratologie, sociosémiotique ou analyse du discours.
Mais ce qui exige le plus d’elle, à l’heure présente, au plan professionnel, c’est le Centre de recherche en technologies langagières (CRTL), une instance dont l’Université peut s’enorgueillir.
–> Le Centre de recherche en technologies langagières
L’État, les entreprises et le monde de l’éducation s’y rassemblent avec des chercheurs de l’UQO, tandis que des cohortes d’étudiants viennent s’initier à la rédaction et à la traduction dans une atmosphère propice à l’investigation.
Coin de travail au CRTL
Bernadette Kassi vient d’y achever un projet original, bien représentatif de la façon dont le CRTL aborde un dossier.
(1) La collaboration d’abord: dans le cas de cette recherche, c’est entre l’UQO, un organisme parapublic (Le Pavillon du Parc), la Ville de Gatineau, le gouvernement fédéral et le Ministère de l’éducation du Québec.
(2) Le sujet ensuite: comment présenter des documents administratifs à des gens à peine alphabétisés et, pour cela, qualifiées de «personnes vulnérables».
–> L’étude de Bernadette Kassi
Hier, «l’Administration avait de l’information à transmettre, et elle le faisait comme elle l’entendait.» À cause du faible taux d’alphabétisation, très peu de citoyens avaient donc accès à cette documentation.
Aujourd’hui, «les citoyens sont de plus en plus avides d’obtenir une meilleure information; plus facile à digérer aussi.» Surtout pour les gens des niveaux de littératie 1 et 2 (la moyenne étant de 3 sur une échelle de 5).
À cet égard, Bernadette Kassi est formelle: «L’Administration est désormais consciente de la nécessité de tenir compte du destinataire.»
Tous les modes de communication en entreprise sont donc en train de se modifier. Les anciens se présentent différemment. De nouveaux apparaissent.
Un soutien administratif particulièrement original – en plein essor – porte sur la façon d’informer les décideurs d’un problème qui commande une réponse rapide.
Les Anglais parlent, à ce propos, de «briefing»; ce qui se traduit bien par «breffage», un mode d’intervention qu’on enseigne désormais à l’Université du Québec en Outaouais.
–> Le breffage
Le changement actuel de mentalité peut donc prendre diverses directions. Ainsi, les organisations s’entraînent-elles progressivement à adapter la charpente d’un document selon qu’il sera présenté sur papier ou de façon numérique.
Traditionnellement, la logique d’un texte incitait au traitement consécutif de chacun des aspects abordés, un à un. Aujourd’hui, en environnement hypertextuel, «on répartit plutôt l’information selon le principe de pertinence», précise Bernadette Kassi: d’abord l’essentiel, puis, par arborescence, les aspects qui en découlent, selon leur niveau d’importance.
Par étapes, en tirant parti des possibilités qu’offre la navigation, l’on conduira donc l’internaute vers des considérations de plus en plus précises, tout en lui ouvrant des portes latérales en cours de route. Tout cela, dans une présentation empreinte de convivialité.
La proximité et la familiarité du Web ont eu tendance, jusqu’à maintenant, à s’opposer à la rigueur distante de la rédaction administrative traditionnelle. Pour Bernadette Kassi, cet affrontement n’est que provisoire. Un accord est inévitable. Le temps joue en ce sens.
Qu'en pensez-vous ?